Wer heutzutage in einem Unternehmen agil sein möchte, muss das 1×1 der modernen Projektplanung beherrschen. Die meisten Projekte werden immer komplexer und brauchen somit agile Methoden für die Projektplanung. In diesem Blogbeitrag werde ich euch einzelne dieser Methoden vorstellen und aufzeigen, welche Methode für welche Form von Projekt am besten geeignet ist.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Agile Manifesto?
• Was bedeutet Agilität?
• Iteratives Vorgehen als Grundprinzip
• 12 Grundprinzipien agiles Projektmanagement
• Wasserfallmodell
• KANBAN
• SCRUM
• Plan-Driven vs. Value-Driven
• Anwendungsbereiche und Entwicklungsmethoden
• Fazit
• tl;dr

Was ist Agile Manifesto?

Mit dem Agile Manifesto formulierten im Frühjahr 2001, 17 projekterfahrene Software-Entwickler erstmals die zentralen Werte agiler Softwareentwicklung. Unter diesen Software-Entwicklern waren auch die beiden Scrum-Begründer Ken Schwaber und Jeff Sutherland. Das Agile Manifesto ist ein Meilenstein und zugleich das Fundament des agilen Projektmanagements. Festgelegt wurden darin dessen allgemeinverbindlichen Leitsätze.

• Menschen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen
• Funktionierende Software steht über einer umfassenden Dokumentation
• Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über der Vertragsverhandlung
• Reagieren auf Veränderung steht über dem Befolgen eines Plans

Was bedeutet Agilität?

Agilität ist die Gewandtheit, Beweglichkeit oder Wendigkeit von Organisationen und Personen beziehungsweise in Strukturen und Prozessen. Man reagiert flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und neue Anforderungen. Man ist, etwa in Bezug auf Veränderungen, nicht nur reaktiv, sondern auch proaktiv.

Iteratives Vorgehen als Grundprinzip

Arbeiten in kurzen Iterationszyklen ist das Grundprinzip aller agiler Ansätze, bei denen jeweils dem Auftraggeber ein vorläufiges Ergebnis präsentiert wird und dieser entsprechende Teilabnahmen erteilt oder Änderungsanträge stellt. Weitere wesentliche Bestandteile des agilen Projektmanagements sind auch mittlerweile die Bereiche Risikomanagement und Qualitätsmanagement geworden.

12 Grundprinzipien agiles Projektmanagement

1. Die Kundenzufriedenheit hat höchste Priorität und soll durch schnelle und fortwährende Auslieferungen erreicht werden.
2. Die sich verändernden Rahmenbedingungen während eines Projekts müssen jederzeit beachtet werden, um dem Kunden einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
3. Der Service oder das Produkt wird mit höherer Frequenz ausgeliefert.
4. Entwickler und Stakeholder müssen auf täglicher Basis eng kooperieren.
5. Die Teams werden mit allen notwendigen Tools unterstützt und bleiben jederzeit motiviert, um optimale Ergebnisse zu gewährleisten.
6. Für einen schnellen Erfolg sollten Meetings von Angesicht zu Angesicht durchgeführt werden.
7. Ein fertiges und intaktes Produkt ist das Messinstrument für den Erfolg.
8. Durch die agilen Prozesse wird eine nachhaltige Entwicklung gewährleistet.
9. Die Agilität soll durch einen Fokus auf technische Exzellenz und angemessenes Design gesteigert werden.
10. Simplizität ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsprozesses.
11. Mit grosser Wahrscheinlichkeit erzielen die Teams die besten Erfolge, die sich selbst organisieren und ihre eigenen Strukturen erarbeiten.
12. Die Arbeit wird durch die Teams in regelmässigen Abständen überprüft und verbessert.

Wasserfallmodell

Eines der bekanntesten Modelle im Projektmanagement ist das Wasserfallmodell. Das Wasserfallmodell ist eine gute Methode für simple Projekte, bei denen nicht viel unvorhergesehene Probleme entstehen können. Die Schritte des Wasserfallmodells verlaufen linear nach folgenden Punkten:

1. Analyse: Zur besseren Planbarkeit werden alle Anforderungen an das Projekt gesammelt und definiert.
2. Entwurf: Anschliessend wird ein konkretes und sehr detailliert ausformuliertes Projektmodell entworfen.
3. Implementierung: Die aus der Konzeption hervorgegangen Anforderungen, werden wie im Entwurf festgelegt und verwirklicht. Neue Entwürfe oder Anforderungen werden in diesem Schritt nicht mehr vorgenommen.
4. Testen: Das Resultat wird geprüft. Sollten sich hier Fehler in der Umsetzung finden, folgt der Rückschritt zum Entwurf, wo diese behoben werden.
5. Anwendung: Nachdem alle Tests abgeschlossen sind, wird das Ergebnis in eine Produktivumgebung eingesetzt. Weitere Tests werden in der Produktivumgebung durchgeführt.
6. Freigabe & Wartung: Ist der Test problemlos verlaufen, wird das Projektergebnis veröffentlicht.

KANBAN

Ein Kanban Board ist vereinfacht gesagt eine Art Wand, auf der Arbeitsprozesse und Aktivitäten visualisiert werden. Der Begriff Kanban stammt aus dem japanischen und bedeutet übersetzt Karte, Tafel oder Beleg.

Immer mehr Branchen erkannten mit den Jahren das Potenzial von Kanban Boards. Heute ist das Kanban Board, im agilen Projektmanagement sowie im Marketing generell, nicht mehr wegzudenken. Es ist ein elementares Werkzeug, um Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und zu strukturieren.

Grundsätzlich beinhaltet ein klassisches Kanban Board drei oder vier verschiedene Spalten. Die genaue Spaltenanzahl jedoch ist nicht vorgegeben, wichtig ist, dass man den Prozess mit dem Board optimal abbilden kann. Jede Spalte repräsentiert eine Prozessphase, also eine Aktivität. Man soll die Spalten so wählen, dass das Kanban Board den gesamten Workflow visualisiert.

SCRUM

Eine agile Form des Projektmanagements, die auf Flexibilität und Selbstorganisation des Teams setzt, ist Scrum. Statt ein Projekt vorab von vorne bis hinten durchzuplanen und alles genau zu dokumentieren, soll sich das Team bei diesem Modell täglich abstimmen. Auf Basis der Kenntnisse und Erfahrungen der Mitglieder kann dann spontan agiert werden.

1. Erstellung von Story Cards

Aus den Ideen des Auftraggebers leitet das Team konkrete Merkmale und Funktionalitäten des Produktes ab. Diese werden auf sogenannten Story Cards festgehalten. Am Ende dieses Schrittes wird klar, welche Ressourcen, Tools, Kapazitäten und Qualifikationen das Projekt erfordern wird.

2. Erfassung im Produkt-Backlog

Sämtliche Eigenschaften und Funktionen, die das Produkt haben soll, trägt das Team in einem Produkt-Backlog zusammen. Zuerst ist diese Auflistung noch sehr allgemein und grob gehalten. Im weiteren Verlauf des Projektes wird sie Schritt für Schritt konkreter.

3. Festlegen von Prioritäten

Das Team entscheidet anschliessend über die Prioritäten: Welche Funktionen und Merkmale des Produkts sind für die späteren Anwender am wichtigsten? Was benötigen die Anwender, um zufrieden zu sein? Die Elemente, die keine Priorität haben, werden aussortiert, zusammengefasst oder verschoben. Sie können bei einer späteren Überarbeitung oder Erweiterung des Projektes bearbeitet werden.

4. Planung von Teilabläufen

Das Team beginnt nun, die genauere Umsetzung zu planen. Es klärt unter anderem, wie das Produkt aufgebaut sein soll, welche Meilensteine auf dem Weg zum Ziel erreicht werden müssen und welche Aufgaben, sogenannte Sprints, erledigt werden müssen.

Es werden auch ein paar grundlegende Regeln festgelegt: Wann und wo treffen sich die Projektmitglieder jeden Tag? Welche Abkommen sind einzuhalten und auf welche Besonderheiten zu achten? Diese Absprachen dienen als Rahmenwerk für den weiteren Ablauf des Projekts.

5. Separierung im Sprint-Backlog

Alle einzelnen Aufgaben, die zu erledigen sind, werden in einem Sprint-Backlog gesammelt. Diese sogenannten Tickets schaffen einen Überblick über die nächsten Arbeitsschritte. Jedes Team-Mitglied wählt eigenverantwortlich Tickets aus, die seinen Qualifikationen entsprechen und bearbeitet diese.

6. Aufgabenlösung

Sprint wird das Arbeiten an einzelnen Aufgaben genannt. Am Ende eines Sprints stehen Teillösungen für das Gesamtprojekt.

7. Arbeit mit Sprint Burndown Chart

Das Team versammelt sich täglich für ca. 15 Minuten. Diese Besprechung bezeichnet man als Scrum und in dieser erklärt jeder Mitarbeiter, was er seit dem letzten Treffen getan hat, was als nächstes ansteht und welche Hindernisse ihm bei seiner Arbeit im Weg stehen. In einer sogenannten Sprint Burndown Chart wird festgehalten, wie sich das Projekt entwickelt.

8. Abnahme von Etappenzielen

Bei einem Sprint Review Meeting werden einzelne Sprints beendet. Das Team präsentiert dem Auftraggeber die Zwischenergebnisse. In jeweils separaten Treffen können die Team-Mitglieder zudem ihre Zusammenarbeit reflektieren und falls nötig, über Verbesserungen im Arbeitsprozess nachdenken.

9. Erfolgreiches Projektende

Sind alle Sprints abgeschlossen, wird das fertige Produkt geliefert und das Projekt beendet.

Plan-Driven vs. Value-Driven

Es gibt das Plan-Driven als planungsorientiertes Projektmanagement und das Value-Driven als wertorientiertes Projektmanagement. Für ein klassisches Projekt wird normalerweise die Plan-Driven Variante gewählt, bei dieser der Scope (Inhalt, Umfang und Qualität) fix vorgebeben ist und Time (Meilensteine und Termine) sowie Cost (Kosten und Ressourcen) nur eine Schätzung sind und sich nach der Erreichung des Scopes orientieren.

Dann gibt es aber noch die Value-Driven Variante, welche die agilere Methode von den beiden ist und eher für komplexere Projekte verwendet wird. Hier sind umgekehrt wie in der Plan-Driven Methode Time (Iterationen und Termine) sowie Cost (Kosten und Ressourcen) fix vorgegeben und der Scope (Inhalt, Umfang und Qualität) ist eine Schätzung. Man versucht bei der Value-Driven Variante aus der vorgegebenen Zeit und Kosten, das maximale Ergebnis zu erzielen.

Anwendungsbereiche und Entwicklungsmethoden

Wie man auf dieser Abbildung sehr gut sieht, kann je nach Komplexität des Projekts die passende Methode gewählt werden.

Definiert: Das Kundenbedürfnis und der Lösungsansatz sind bekannt. Hier bietet sich die klassische Methode wie das Wasserfallmodell an.

Kompliziert: Das Kundenbedürfnis und der Lösungsansatz sind eher bekannt. Hier bietet sich die Kanban Methode an.

Komplex: Das Kundenbedürfnis und der Lösungsansatz sind eher unbekannt. In diesem Fall bieten sich die Methoden Lean-UX und SCRUM gut an.

Chaotisch: Das Kundenbedürfnis und der Lösungsansatz sind unbekannt. Hier bieten sich die Methoden Lean Startup, Customer Development, Design Thinking und SCRUM an.

Fazit

Projekte werden immer komplexer und brauchen agile Projektplanungsmethoden, womit man viel Zeit und Kosten sparen kann und einen Überblick über die einzelnen Phasen behält. Es ist wichtig, die einzelnen Methoden der modernen Projektplanung zu kennen und anwenden zu können, um agil zu bleiben. Unternehmen benötigen einen langen Atem, den Willen zur stetigen Prozessverbesserung und die Bereitschaft aus Fehlern zu lernen, um die Agilität fest in der Organisationskultur zu verankern. Eine der wichtigsten Voraussetzungen, um das Prinzip der Agilität im Unternehmen mit Leben zu füllen und zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur werden zu lassen, ist die Mitarbeiter miteinzubeziehen.

tl;dr (Zusammenfassung)

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

1. Agilität bedeutet man handelt nicht nur reaktiv, sondern auch proaktiv
2. In der modernen Projektplanung ist iteratives Vorgehen sehr wichtig
3. Das Wasserfallmodell ist für simple und nicht komplexe Projekte geeignet
4. Das Kanban Board visualisiert übersichtlich den gesamten Workflow
5. Die SCRUM Methode ist für komplexe Projekte geeignet und setzt auf Flexibilität und Selbstorganisation des Teams
6. Agiles Projektmanagement ist Value-Driven und nicht Plan-Driven